Die neue § 12-Angemessenheitsprüfung im Praxistest

Mit der Überarbeitung der Regelungen zur § 12-Angemessenheitsprüfung wurden die Governance-Vorgaben zu den Vergütungssystemen erneut verschärft. Danach muss mindestens einmal jährlich festgestellt werden, ob die Vergütungspolitik gemäß den vom Leitungsorgan beschlossenen Vergütungsvorschriften umgesetzt wird. Die Neuregelung ist inhaltlich deutlich weiter gefasst und definiert engere Anforderungen an die Durchführung. Auch sieht sie erstmals eine obligatorische Befassung von Aufsichtsgremium bzw. Vergütungskontrollausschuss mit dem Ergebnis der durchgeführten Prüfung vor.

Die Umsetzungspraxis tut sich durchaus schwer mit der neuen § 12-Angemessenheitsprüfung. Dazu trägt auch bei, dass sich hinsichtlich der Mitarbeitervergütung keine klaren Verantwortlichkeiten aus dem Regelwerk ergeben. Das betrifft auch die Frage nach der Rolle von Human Resources bzw. Compensation & Benefits und des Vergütungsbeauftragten.

Erweiterte Compensation Governance in Banken

Die Aufgaben und Verantwortlichkeiten in Bezug auf die Vergütungssysteme wurden bereits 2014 grundlegend neu geordnet. Mit der Umsetzung der EU Capital Requirements Directive (CRD) IV in nationales Recht wurden zusätzlich zu den rechtsformbezogenen Regelungen weitere branchenbezogene Anforderungen geschaffen.

Die Verantwortlichkeiten des Aufsichtsgremiums im Hinblick auf die Vergütungssysteme wurden erweitert (§ 25d Abs. 12 KWG). Neben der Zuständigkeit für die Vergütung der Geschäftsleiter nimmt das Aufsichtsgremium auch grundlegende Überwachungsaufgaben zur Mitarbeitervergütung wahr. In bedeutenden Instituten muss das Aufsichtsgremium zu seiner Unterstützung einen gesonderten Vergütungskontrollausschuss einrichten (§ 25d Nr. 7 und 12 KWG i.V. § 15 InstitutsVergV). Der Gesetzgeber stattet das Aufsichtsgremium und den Vergütungskontrollausschuss mit umfangreichen Informations- und Auskunftsrechten gegenüber der Geschäftsleitung aus, um die Überwachungsaufgaben zur Mitarbeitervergütung wahrnehmen zu können.

Zur Unterstützung des Vergütungskontrollausschusses in bedeutenden Instituten bestellt die Geschäftsleitung zudem in Abstimmung mit dem Aufsichtsgremium einen internen Vergütungsbeauftragten. Der Vergütungsbeauftragte überwacht die Neu- und Umgestaltung der Mitarbeiter-Vergütungssysteme ebenso wie deren operative Umsetzung. Die diversen Anforderungen an die Bestellung (z. B. angemessene hierarchische Ansiedlung, entsprechende Kenntnisse und Erfahrung, besonderer Kündigungsschutz und Exklusivtätigkeit in Vollzeit) stellen sicher, dass er unabhängig und ohne Interessenskonflikte agiert.

Informations- und Auskunftsrechte des Aufsichtsorgans

Da der Vergütungskontrollausschuss als Einrichtung des Aufsichtsgremiums über keine eigenen Ressourcen im Unternehmen verfügt, stattet der Gesetzgeber ihn mit umfangreichen Informations- und Auskunftsrechten aus:

• Der Vorsitzende des Aufsichtsgremiums hat ein jederzeitiges Auskunftsrecht gegenüber der Geschäftsleitung (§ 3 Abs. 1 Satz 4 InstitutsVergV). Zusätzlich hat er (oder der Vorsitzende des Vergütungskontrollausschusses) ein unmittelbares Auskunftsrecht gegenüber dem Leiter Revision und dem Leiter Personal bzw. Compensation & Benefits (§ 25d Abs. 12 KWG).
• Die Geschäftsleitung hat das Aufsichtsgremium mindestens einmal jährlich über die angemessene Ausgestaltung der Mitarbeiter-Vergütungssysteme zu informieren (§ 3 Abs. 1 Satz 2 InstitutsVergV).
• Der in bedeutenden Instituten bestellte Vergütungsbeauftragte erstattet mindestens jährlich einen Bericht zur Angemessenheit der Ausgestaltung der Mitarbeiter-Vergütungssysteme (Vergütungskontrollbericht) an das Aufsichtsgremium, den Vergütungskontrollausschuss und die Geschäftsleitung  (§ 24 Abs. 3 InstitutsVergV).
• Im Rahmen der mindestens jährlich durchzuführenden § 12-Angemessenheitsprüfung erstattet die Geschäftsleitung Bericht über die durchgeführte Überprüfung der Angemessenheit der Vergütungssysteme und -parameter (§ 12 InstitutsVergV).

Erweiterter Prüfungsumfang

Der Prüfungsumfang der § 12-Angemessenheitsprüfung ist in der BaFin-Auslegungshilfe weiter konkretisiert und gegenüber der alten Fassung deutlich erweitert. In der Angemessenheitsprüfung ist letztlich zu bewerten, ob die Vergütungssysteme wie vorgesehen funktionieren, d. h. konzeptionell (Prämissenkontrolle) und in der tatsächlichen Umsetzung (Durchführungskontrolle):

• Einhaltung der festgelegten (und vom Aufsichtsgremium gebilligten) unternehmensinternen Vergütungsgrundsätze und internen Regelungen zur Umsetzung (z. B. Handbücher, Prozessbeschreibungen)
• Stimmigkeit der Design-Eckpunkte der variablen Vergütungen mit der verabschiedeten Geschäfts- und Risikostrategie des Instituts (z. B. Ziel- und Messgrößen für den Bankerfolg)
• Angemessene Berücksichtigung des Risikoprofils des Instituts sowie dessen langfristiger Zielsetzungen bei der Festsetzung der Vergütungsparameter für die Erfolgsmessung und Auszahlung der variablen Vergütung
• Finanzwirtschaftliche Auswirkungen der variablen Vergütungssysteme (z. B. auf die Fähigkeit des Instituts zur Aufrechterhaltung einer angemessenen Eigenmittel- und Liquiditätsausstattung sowie der Kapitalpufferanforderungen gemäß § 10i KWG)
• Umsetzung der relevanten regulatorischen Anforderungen im Institut bzw. ggf. in der Gruppe (z. B. KWG, InstitutsVergV, ergänzende EBA Umsetzungsstandards)
• Schlüssige und gesamthafte Umsetzung der Vergütungssysteme im Institut bzw. in der Gruppe (z. B. zwischen einzelnen Personengruppen oder Unternehmensteilen)
• Schließlich sollen (quantitative) Szenarien herangezogen werden, um die Reagibilität der Vergütungssysteme auf externe und interne Ereignisse zu beurteilen.

Prüfungshandlungen und Maßnahmen

Bei der § 12-Angemessenheitsprüfung sind eigene Prüfungshandlungen vorzunehmen. Feststellungen aus anderen in- und externen Prüfungen zu den Vergütungssystemen sind dabei zu berücksichtigen. Dies gilt insbesondere für solche aus Prüfberichten der Internen Revision und des Jahresabschluss-Prüfers sowie bei bedeutenden Instituten auch aus dem Vergütungskontrollbericht des Vergütungsbeauftragten (§ 24 Abs. 3 InstitutsVergV). Die Überprüfung ist zu dokumentieren, dem Aufsichtsorgan ist das Überprüfungsergebnis inklusive etwaiger Maßnahmen zur Behebung von festgestellten Mängeln vorzulegen.

Die unabhängige Überprüfung muss auf Einzelinstitutsebene sowie auch gruppenbezogen erfolgen. Im Fall festgestellter Mängel oder abgegebener Empfehlungen im Rahmen der Überprüfung ist die Geschäftsleitung (bzw. in Bezug auf die Geschäftsleiter-Vergütungssysteme das Aufsichtsgremium) dafür verantwortlich, dass ein Maßnahmenplan gemäß § 12 Abs. 2 InstitutsVergV erstellt und zeitnah umgesetzt wird.

Der Zeitpunkt für die Durchführung und Gremienbefassung zum Prüfungsbericht der § 12-Angemessenheitsprüfung sind so auszurichten, dass etwaige Anpassungsnotwendigkeiten möglichst zeitnah umgesetzt werden können. Da unterjährige Anpassungen der Vergütungssysteme nach § 4 InstitutsVergV eher unzulässig sind, müssen Prüfung und Berichterstattung mit entsprechendem Vorlauf bis zum Start der Vorbereitungen zum nächstfolgenden Vergütungsjahr erfolgen.

Die § 12-Angemessenheitsprüfung muss zwar intern durchgeführt werden, doch lässt die Aufsicht externe Unterstützung zu. Für größere und komplexere Institute kann grundsätzlich eine Unterstützung durch geeignete externe Berater erfolgen. Kleinere und weniger komplexe Institute können ihre Überprüfung sogar teilweise oder vollständig extern auslagern. Bei nicht-bedeutenden Tochterunternehmen kann die Prüfung auch zentral durch die Konzernmutter erfolgen (§ 27 Abs. 4 InstitutsVergV).

Vergütungssystem der Geschäftsleitung

Bei der Umsetzung der EBA-Vorgaben zur Angemessenheitsprüfung musste der nationale Gesetzgeber die bestehenden Regelungen zur erweiterten Vergütungs-Governance auf der Grundlage der dualistischen Unternehmensverfassung (Trennung von Geschäftsleitung und Aufsichtsgremiumvon) berücksichtigen. Hieraus ergibt sich ein differenziertes Vorgehen bei der § 12-Angemessenheitsprüfung für die Vergütungssysteme der Geschäftsleiter und der Mitarbeiter.

Die Überprüfung der Vergütungssysteme der Mitglieder der Geschäftsleitung ist entweder durch das Aufsichtsgremium selbst durchzuführen oder anderweitig sicherzustellen (z. B. durch externe Beauftragung). In Instituten mit einem Vergütungskontrollausschuss gemäß § 25d Abs. 12 Satz 1 KWG soll dieser die Überprüfung der Vergütungssysteme der Geschäftsleitung übernehmen (§ 15 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 InstitutsVergV). Somit hat der Vergütungskontrollausschuss in seiner Überprüfungspraxis sowohl die Anforderungen der § 12-Angemessenheitsprüfung als auch die des § 15 Abs. 2 InstitutsVergV zu berücksichtigen.

Dabei hat der Vergütungskontrollausschuss zu prüfen, ob die bestehenden Vergütungssysteme für die Mitglieder der Geschäftsleitung nach wie vor aktuell sind und erforderlichenfalls Änderungsvorschläge zu unterbreiten. Das beinhaltet u.a. auch die Bewertung der Leistungsziele sowie der Notwendigkeit einer Ex-post-Risikoanpassung, einschließlich der Anwendung von Reduzierungs- und Rückforderungsmechanismen (Malus und Clawback).

Vergütungssystem der Mitarbeiter

Adressat der Vorgaben für die § 12-Angemessenheitsprüfung zu den Mitarbeiter-Vergütungssystemen und die Berichterstattung an das Aufsichtsgremium ist die Geschäftsleitung. Ihr obliegt die grundsätzliche Verantwortung für die Umsetzung der Anforderungen an die Mitarbeiter-Vergütungssysteme aus der InstitutsVergV (§ 3 Abs. 1 Satz 1 InstitutsVergV).

Unabhängig von der Frage der Verantwortlichkeit dreht sich die Umsetzungspraxis vielfach um die Frage, wer im Institut für die Geschäftsleitung die Angemessenheitsprüfung tatsächlich durchführt und die Grundlage für die anschließende Berichterstattung an das Aufsichtsgremium erarbeitet. Die Regelungen des § 12 InstitutsVergV und der Auslegungshilfe fordern lediglich eine zentrale und unabhängige Durchführung und lassen offen, welcher Funktionsbereich die Überprüfung durchführt. Dies eröffnet grundsätzlich Freiraum für unternehmensindividuelle Lösungen. Bei einer internen Durchführung sind neben der benötigten Expertise insbesondere etwaige Restriktionen im Hinblick auf die geforderte Unabhängigkeit zu berücksichtigen.

Rolle von HR und anderen Kontrolleinheiten

Der Berecih Personal bzw. Compensation & Benefits ist als Kompetenzcenter für die Ausgestaltung und Umsetzung der Vergütungssysteme verantwortlich (1st Line of Defense). Daraus ergeben sich zwangsläufig Beschränkungen im Hinblick auf die geforderte Unabhängigkeit. Personal müsste sich letztlich selbst prüfen. Damit erscheint zwar eine Durchführung durch Personal bzw. Compensation & Benefits nach den allgemeinen Grundsätzen für das interne Kontrollsystem ausgeschlossen, nicht aber eine grundsätzliche Mitwirkung hinsichtlich benötigter inhaltlicher Zuarbeiten. Unkritisch sollte diese insbesondere sein, sofern die Federführung durch andere Kontrolleinheiten oder einen eingerichteten internen Vergütungsausschuss (als Arbeitsformat für die Einbindung der Kontrolleinheiten) erfolgt.

Der ursprüngliche Konsultationsentwurf zur InstitutsVergV 3.0 hatte (analog zu den Vorgaben der EBA Leitlinien für eine solide Vergütungspolitik) eine zentrale Überprüfung durch die Innenrevision vorgesehen. Der finale Verordnungstext verzichtet auf diese Vorgabe im Hinblick auf die vorgetragene Kollision mit der Unabhängigkeit der Prüfungsplanung. Auch ist durch den Verweis auf die bei der Überprüfung heranzuziehenden Prüfberichte der Revision davon auszugehen, dass es sich bei der Angemessenheitsprüfung um eine von der allgemeinen Prüfungstätigkeit der Revision getrennte Prüfungshandlung handeln soll.

Für eine Durchführung durch die interne Compliance-Funktion kann die Parallelität mit den Bestimmmungen der MaComp, BT 8.2.1, Ziff. 3 sprechen. Danach sind die Vergütungssysteme in Wertpapierdienstleistungsunternehmen regelmäßig zu überprüfen. Compliance hat für die Umsetzung dieser Vergütungsbestimmungen aus MaComp eine federführende Verantwortlichkeit.

Aufgaben- und Pflichtenheft des Vergütungsbeauftragten

Adressat der Anforderungen des § 12 InstitutsVergV ist die Geschäftsleitung – und nicht der Vergütungsbeauftragte. Nach dem Verordnungstext und der der BaFin-Auslegungshilfe gibt es keine aktive Rolle für den Vergütungsbeauftragten in der § 12-Angemessenheitsprüfung. In § 12 Abs. 1 Satz 2 InstitutsVergV ist lediglich vorgegeben, dass u.a. sein Vergütungskontrollbericht als Grundlage bei der Angemessenheitsprüfung heranzuziehen ist. Der aufsichtsrechtliche Regelungsrahmen sieht den Vergütungsbeauftragten also nicht per se in einer Verantwortung für die § 12-Angemessenheitsprüfung. Auch grenzt er den Bericht zur § 12-Angemessenheitsprüfung vom Vergütungskontrollbericht nach § 24 Abs. 3 InstitutsVergV ausdrücklich ab. Es handelt sich insoweit um zwei unterschiedliche Instrumente in der Vergütungs-Governance.

Eine Beteiligung oder gar Verantwortung des Vergütungsbeauftragten kann sich also nur aus dem in den §§ 23 und 24 InstitutsVergV definierten Aufgaben- und Pflichtenheft ergeben. Diese scheint nicht gegeben, da sich die § 12-Angemessenheitsprüfung in Inhalt und Umfang deutlich vom Tätigkeitsbericht des Vergütungsbeauftragten im Vergütungskontrollbericht nach § 24 Abs. 3 InstitutsVergV unterscheidet.

Eine Zusammenlegung der Berichte der Geschäftsleitung nach § 3 Abs. 1 InstitutsVergV (Ausgestaltung) und § 12 InstitutsVergV (Überprüfung) erscheint naheliegend und zulässig. Demgegenüber würde eine Zusammenlegung von Vergütungskontrollbericht und Bericht über die Angemessenheitsprüfung nach § 12 InstitutsVergV nicht den regulatorischen Governance-Anforderungen genügen. Auch der Verweis auf die Berücksichtigung des Vergütungskontrollberichts bei der Angemessenheitsprüfung spricht wohl mehr für unterschiedliche Prüfungs- bzw. Überwachungshandlungen und getrennte Berichte bzw. Berichterstattungen.

Schließlich agiert der Vergütungsbeauftragte im Sinne des internen Kontrollsystems grundsätzlich als 2nd Line of Defense. Unter die in § 24 Abs. 1 InstitutsVergV geforderte „ständige Überwachung der Angemessenheit der Mitarbeiter-Vergütungssysteme“ fallen zweifellos auch die Governance-Anforderungen. Damit ist vom Vergütungsbeauftragten auch die Umsetzung der Anforderungen des § 12 InstitutsVergV zu überwachen. Dies sollte eine eigene Durchführung ausschließen. Hierauf verweist auch die BaFin-Auslegungshilfe zu § 12 InstitutsVergV ausdrücklich („§ 24 bleibt unberührt“).

Unklare Position der Aufsicht zur Rolle des Vergütungsbeauftragten

Im Konsultationsverfahren zur InstitutsVergV 3.0 war auch über die Rolle des Vergütungsbeauftragten bei der Durchführung der § 12-Angemessenheitsprüfung diskutiert worden – aber ohne, dass der Verordnungsgeber ihm in der finalen Regelung eine klare Rolle zugewiesen hat. In ihrer Aufsichtspraxis gehen BaFin und Bundesbank dennoch (etwas überraschend und nicht ganz konform mit ihren eigenen Regelungsvorgaben) davon aus, dass der Vergütungsbeauftragte ein zulässiger und sogar naheliegender Durchführer ist.

Sofern diese Position für die künftige Aufsichtspraxis gelten soll sind aus Sicht des Autors Klarstellungen in der InstitutsVergV bzw. der Auslegungshilfe wünschenswert, die ff. Eckpunkte beinhalten sollten:

1. In bedeutenden Instituten kann die § 12-Angemessenheitsprüfung durch den Vergütungsbeauftragten erfolgen (vgl. Regelung in § 8 Abs. 2 InstitutsVergV zu den Stichproben beim Absicherungsverbot). Hierdurch wird seine unabhängige Überwachungsrolle (auch für die Umsetzung der Governance-Anforderungen) nicht kompromittiert.
2. Für den Fall, dass der Vergütungsbeauftragte die § 12-Angemessenheitsprüfung durchführt, erfolgt die Berichterstattung auch durch ihn und zwar im Rahmen des jährlichen Vergütungskontrollberichts. Die bisher fehlende Konkretisierung der inhaltlichen Anforderungen an den Vergütungskontrollbericht in der BaFin-Auslegungshilfe wird entlang der Prüfliste für die § 12-Prüfung ergänzt.

Knowhowtransfer und Weiterbildung zu aktuellen Themen

Die beschriebenen Neuerungen und die Folgewirkungen der InstitutsVergV 3.0 und ihrer Auslegungshilfe bescheren den Vergütungspraktikern weiterhin einen ständigen Informations- und Weiterbildungsbedarf. Unter dem nachfolgend Link finden Sie einen Überblick über aus unserer Sicht geeignete zielgruppenbezogene externe Tagungen bzw. Seminarveranstaltungen.

Über compgovernance

Compensation Governance Werner Klein & Partner (compgovernance) ist eine unabhängige und inhabergeführte Unternehmensberatung mit Sitz in Düsseldorf. Der Schwerpunkt der Beratungstätigkeit liegt im Performance und Compensation Management von Banken und anderen Finanzdienstleistern.

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